L’été touche à sa fin, c’est le moment de se remettre au travail ! Mais vous le savez bien, le temps ne s’arrête jamais vraiment de tourner, surtout au sein des directions administratives et financières… To do list, gestion des mails, organisation du travail : Infolegale vous propose quelques conseils pour éviter de vous retrouver au pied de la montagne de la rentrée sans corde ni harnais.

L’été : un cap à négocier

Si la plupart de vos collaborateurs prennent des vacances bien méritées pendant l’été, la baisse d’activité ne concerne pas forcément toutes les entreprises et encore moins tous les services. Comme nous le disions dans un article précédent, les impayés ne font pas de trêve pendant l’été.

En effet, d’après une enquête du cabinet Robert Half[1], seulement 32,5% des DAF constatent un ralentissement du travail entre juillet et août. Dans le même temps, certains phénomènes incontournables apparaissent : des effectifs amoindris, une productivité en berne et une charge de travail se maintenant à un niveau élevé.

Sans surprise, la même enquête nous apprend que 89% des DAF pensent que les mois de juillet et d’août ont un impact sur le bon déroulement de l’activité.

Dans ces conditions, il vous faudra organiser votre planning en conséquence, en anticipant votre suivi de facturation et vos relances avant cette période critique. D’autant que la baisse de productivité concerne toutes les entreprises, y compris vos clients…

La rentrée se prépare et si vous avez suivi nos conseils, vous saurez anticiper votre départ en vacances et partir l’esprit tranquille.

Faites le point avec vos collaborateurs

Pendant votre absence, le monde ne s’est pas arrêté de tourner : des dossiers ont été bouclés, de nouveaux leads ont été repérés et doivent être intégrés dans votre CRM, des projets ont avancé…

Par conséquent, inutile de vous jeter sur votre boîte mails, le mieux est encore de faire le point avec vos collaborateurs dès votre arrivée.

Dans le même ordre d’idée, vous aurez besoin de concentration et de temps pour vous « remettre à niveau ». Ainsi, évitez dans le mesure du possible d’organiser des réunions le jour de votre retour.

Organisez vos priorités

Tout bon manager a conscience de l’erreur à ne surtout pas commettre : vouloir agir sur tous les fronts en même temps. Pourquoi ? Nous voyons deux limites :

  • Premièrement, certaines actions sont plus urgentes que d’autres. Il est nécessaire d’identifier les enjeux pour hiérarchiser vos priorités et coordonner vos actions dans le temps.
  • Deuxièmement, pour prendre de bonnes décisions, vous devez avoir en votre possession l’ensemble des informations nécessaires. Une absence de plusieurs jours (voire semaines) vous aura fait perdre de nombreux éléments de compréhension en cours de route. La rentrée nécessite une remise à niveau !

Attaquez-vous à votre « montagne » de mails

Pour ceux qui ont réussi à totalement décrocher pendant leurs vacances, vous savez qu’une montagne de mails vous attend à votre retour.

Dans un premier temps, supprimez les newsletters et autres mails ne vous concernant pas directement. Ensuite, classez vos mails par ordre d’importance :

  • Ceux exigeant un traitement immédiat
  • Ceux qui peuvent attendre quelques jours
  • Tous les autres (sans doute la majorité)

N’oubliez pas, le mieux est l’ennemi du bien : ne répondez dans un premier temps qu’aux mails urgents et surtout ayez en tête l’ensemble des paramètres des dossiers avant de vous lancer.

Une bonne technique : commencez à consulter les mails les plus récents, ils vous fourniront une information fraîche.

Vous pouvez vous donner plusieurs jours en vous fixant des objectifs clairs.

Relancez le travail d’équipe

L’été est aussi la période où les équipes se séparent : certains prennent leurs vacances en juillet, d’autres au mois d’août. Dans ce contexte, il est essentiel de redonner une dynamique au travail de groupe. Pourquoi pas en organisant une réunion ou même un pot de rentrée. L’idée est de faire circuler les informations et de remettre à niveau toute l’équipe, tout en essayant de remobiliser vos collaborateurs en cette période nécessairement délicate.

Tout en laissant le temps à tout le monde de reprendre ses marques, vous devez en profiter pour insuffler une énergie nouvelle avec en point de mire la fin d’année.

Servez-vous de votre énergie pour vous renouveler

Vous avez profité de vos vacances pour recharger les batteries. Cela vous permettra peut-être d’apporter du renouveau à votre organisation interne.

En effet, en cette fin d’été vos collaborateurs sont reposés et ont sans doute envie de nouveaux challenges. Expérimentez : pourquoi ne pas tenter de nouvelles méthodes de travail ? Avant le grand rush de septembre, mettez à profit cette période de relative accalmie pour réfléchir à une nouvelle organisation ou testez des méthodes de travail innovantes.

Vous pouvez également en profiter pour faire un point avec vos collaborateurs et renforcer les compétences des derniers arrivés.

Faites également un point sur ce qui vous fait perdre du temps au quotidien. Le temps est peut-être venu de déléguer certaines tâches, voire de confier de nouvelles responsabilités à vos collaborateurs les plus chevronnés.

[1] Selon une enquête réalisée par un institut de sondage indépendant pour Robert Half auprès de 200 DAF en France en juin 2015