Vous ne le savez peut-être pas encore, mais la clé de votre organisation passe sans doute par la sirenisation ou la siretisation de vos bases de données clients. Infolegale vous explique pourquoi.

Qualité des données : entre 20 et 40% de perte de valeur de vos données par an

Pourquoi se soucier de la mise en qualité de vos données ? Chaque année, 10 à 15% des données contenues dans vos bases subissent des modifications liées à des changements :

  • D’adresse et de téléphone,
  • De raison sociale,
  • De tranche salariale et de tranche de chiffre d’affaires (si vous les mesurez),
  • De raison sociale

De même, chaque mois, l’INSEE recense, sur les 4 millions d’entreprises présentes en France, entre 200 et 300.000 mouvements (créations, suppressions et modifications), dont un bon nombre implique le changement du numéro SIRET.

En outre, des producteurs d’informations comme Infolegale sont en mesure d’exploiter les numéros de SIREN/SIRET pour obtenir des données encore plus précises (plus de fraîcheur et de granularité) qui permettent d’élargir la palette des données disponibles.

Ainsi, chaque année entre 20 et 40 % des données figurant dans vos bases peuvent devenir obsolètes. Passé ce constat, il vous faut définir votre degré d’exigence en termes de qualité des données collectées.

 

Comment mesurer la qualité de vos données ?

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Avant de savoir si vous devez procéder à l’amélioration de vos données, ayez une vision précise de ce qui fait la qualité de vos données.

Concrètement, l’ensemble des données que vous récoltez doivent satisfaire des exigences métier en interne :

  • Pilotage
  • Prise de décision

Et des exigences externes :

  • Réglementations
  • Conformité

La qualité de vos données se mesure à leur capacité à se conforter à ces exigences en répondant à une série de contraintes techniques :

  • Disponibilité : regroupant deux notions complémentaires : l’accessibilité et la « repérabilité » (repérable facilement dans vos bases).
  • Fraîcheur : des données fraîches sont indispensables pour avoir une juste vision à l’instant T et prendre les bonnes décisions le moment venu.
  • Cohérence fonctionnelle et technique: soit en s’assurant de leur authenticité sur le plan légal et institutionnel, soit en vérifiant leur cohérence à travers tous les métiers de votre entreprise (production, directions de l’entreprise, supports de communication…).
  • Traçabilité: elle permet de suivre le circuit de l’information de sa collecte à sa restitution. Il peut s’agir de l’historique d’une action, d’un processus ou d’un produit.
  • Sécurisation: elle regroupe la notion d’habilitation (autorisation d’accès à certaines données), les systèmes d’alerte en cas de fuite ou de perte…
  • Exhaustivité: il s’agit d’un prérequis pour que vos services fonctionnent : une base de données exhaustive contiendra l’ensemble des informations indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise.

Une fois le cadre fonctionnel établi, il vous faudra consolider vos bases avec deux types de données : des données internes (possédées en propre par votre entreprise) et des données externes (que votre entreprise doit aller collecter auprès d’un prestataire).

La mise en qualité de vos données est donc un processus complexe et exigeant. Toutes les directions de votre entreprise doivent y être associées. Afin d’évaluer la qualité de vos données, vous devrez identifier vos objectifs métier et analyser l’efficience de vos données à satisfaire vos exigences internes et externes.

 

Pourquoi investir dans la mise en qualité des données clients ?

Chaque année, la croissance exponentielle des données collectées rend la question de la mise en qualité de celles-ci plus prégnante. Est-ce le moment pour vous d’investir ?

Tout d’abord, il faut savoir que le coût de la non-qualité est réel.

Premièrement, ne pas disposer de toutes les informations sur vos clients implique un temps de recherche fastidieux et chronophage.

Deuxièmement, sur un plan marketing, la connaissance client est un préalable indispensable pour effectuer des campagnes de qualité (avoir des données exactes et consolidées) pour obtenir un taux de réponse satisfaisant et segmenter et personnaliser vos actions.

Ensuite, une base de données incomplète ou incohérente génère des décisions stratégiques reposant sur des bases peu solides.

Enfin, pouvoir identifier les clients en difficulté ou les fraudeurs passe par une base de données clients dont les informations sont suffisamment profondes, fiables et fraîches.

 

Pourquoi procéder à la sirétisation de vos bases de données clients ?

Il est parfois difficile de valider les informations présentes dans vos bases de données. Corriger les informations erronées et identifier les adresses défectueuses s’avère un processus complexe.

Historiquement, la sirénisation ou la sirétisation consiste à confronter vos données collectées en interne avec la base de référence officielle SIRENE administrée par l’INSEE. Elle vous permet de comparer vos données avec la base SIRENE grâce à l’identifiant unique de chaque entreprise (numéro de SIREN ou de SIRET).

Vous pourrez donc valider les informations contenues dans vos bases de données clients avec ou sans SIRET : adresse postale, N° téléphone et de télécopie si renseignés…

Autre point fort, elle vous permet de dédoublonner et d’organiser vos données pour un meilleur acheminement postal et une meilleure efficacité de l’action commerciale.

Sur un plan organisationnel, le numéro de SIREN ou de SIRET est un excellent numéro de client pour vos bases de données. En effet, utiliser cet identifiant comme numéro d’identification unique pour enregistrer vos clients s’avère très pertinent. D’une part, car ils sont octroyés par l’Etat à toutes les entreprises, donc même vos clients le connaissent, et d’autre part, cela réduit les risques d’erreur et fait gagner un temps précieux lorsqu’il s’agit de rechercher un client dans vos bases.

Enfin, autre point fort de la sirétisation, vous pourrez enrichir vos données avec d’autres informations que vous ne possédez pas en interne en effectuant des rapprochements avec tous types de bases renseignées de ce même numéro de SIRET afin d’enrichir votre fichier en données complémentaires : adresses complémentaires, noms de décideurs, téléphones, fax, chiffres d’affaires…

Utilisez la sirétisation pour affiner les données de la base SIRENE

Par ailleurs, des prestataires comme Infolegale, producteur de la base JAL (journaux d’annonces légales –  offrant plus de fraîcheur et de granularité) « frottent » la base à leur propre annuaire interne, ce qui leur permet d’affiner les chiffres figurant sur la seule base SIRENE. Cela leur permet d’apporter encore plus de qualité : notamment pour redresser dans un certain nombre de cas le statut actif/cessé.

En effet, disposer d’un référentiel SIREN et/ou SIRET vous permet d’effectuer un rapprochement avec les annonces légales. Ainsi, vous serez en mesure de communiquer avec les prestataires disposant d’informations complémentaires.

 

Sirétisation ou sirénisation ?

L’INSEE attribue à chaque entreprise un identifiant unique numérique de 9 chiffres, appelé numéro SIREN. Il attribue également à chaque établissement (unité de production géographiquement individualisée, mais juridiquement dépendante de l’entreprise) un identifiant unique numérique de 14 chiffres, appelé numéro SIRET, composé du numéro SIREN de l’entreprise suivi d’un numéro d’ordre de 5 chiffres (NIC).

La sirétisation est donc plus complète car elle concerne l’ensemble des entités : entreprises et établissements.

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