Le système d’information est au centre de l’évolution organisationnelle des entreprises. Sensé répondre à tous vos besoins métier, il doit également permettre de simplifier la gestion et l’organisation de vos bases de données. Sur ce plan, un élément doit attirer votre attention : la mise à jour en temps réel des informations collectées. Comment rendre vos outils dynamiques pour automatiser vos flux de données ? Infolegale vous propose de faire le point sur la question.

Pourquoi automatiser vos flux de données ?

Acquérir une base de données est une chose, la valoriser et l’entretenir en est une autre. Prenons l’exemple d’un responsable commercial souhaitant améliorer sa prospection commerciale en acquérant un fichier. En regardant l’offre disponible sur le web, il décide de faire appel à une entreprise spécialisée dans la vente de fichiers de prospection multicanal (adresse postale, téléphone, email, etc.). Si le fichier acheté est de bonne qualité, il n’en demeure pas moins que l’information y figurant se dégrade rapidement :

 

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En effet, l’information est par définition en constante évolution. Un fichier le plus complet et précis possible perd toute pertinence en quelques mois, s’il n’est pas mis à jour régulièrement. Par exemple, la mobilité est un critère à prendre en compte : 1 cadre sur 4 change de fonction tous les 4 ans en moyenne. De même, si vous travaillez sur des critères de chiffre d’affaires et de solvabilité, les données sont de plus en plus volatiles. Il est donc essentiel de vous assurer de la fraîcheur de l’information (5 conseils pour constituer un fichier prospects).

Ainsi, plutôt que d’acquérir un fichier qui dans deux ans sera forcément obsolète, vous devriez plutôt utiliser ce budget pour travailler en flux.

 

Intégrez vos flux de données à votre système d’information pour gagner en qualité :

Les entreprises gèrent un grand nombre de données dématérialisées en interne et en externe. Leur mise à jour est un enjeu essentiel et le stockage de données erronées ou obsolètes peut engendrer des dépenses inutiles.

Avec une intégration automatisée de vos flux de données, vous gagnerez en qualité puisque les informations obsolètes seront mises à jour en temps réel en prenant l’information à la source. Vous gagnerez également en temps en vous déchargeant de tâches chronophages et fastidieuses.

 

Centralisez vos données sur tous vos supports :

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Par ailleurs, bien souvent l’utilisation de données issues de différents supports et de plusieurs plateformes vous empêche d’avoir une vue d’ensemble de vos clients.

Dans ces conditions, vous devez vérifier et mettre à jour sur chacun de vos outils et bases de données vos informations. Pour remédier à cela, vous pouvez faire le choix d’intégrer vos flux de données à un seul système de gestion de contenus centralisé relié à tous vos outils internes.

Optez pour le CRM (outil de gestion de la relation client) si votre priorité est d’avoir une vue sur l’historique de vos relations avec vos prospects et clients. Si vous souhaitez gérer et suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels de votre entreprise, optez plutôt pour une solution plus globale, type ERP.

De même, il peut s’avérer non seulement lassant, mais aussi risqué en termes de contrôle de qualité d’effectuer ces mises à jour individuellement.

Dans le même ordre d’idée, intégrer des flux de données à votre système d’information vous permet de bénéficier d’une traçabilité, impossible par le passé.  Ainsi, vous disposez d’un point d’entrée unique permettant à vos flux de données de circuler en temps réel au sein de vos différents services : compta, achats, supports, ventes, communication…

Enfin, si votre direction financière a besoin de manipuler des données de solvabilité sur vos clients et prospects, il s’avère essentiel d’effectuer une mise à jour quotidienne. En effet, ces données, particulièrement sensibles et volatiles, imposent un contrôle quotidien notamment en cas de procédure collective.

Pour en savoir plus : Digitaliser son entreprise : pourquoi et comment réussir ?

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