Crédit managers : 6 conseils pour préparer votre départ en vacances

L’été est arrivé. Beaucoup de vos collaborateurs sont partis ou sur le point de partir en vacances. Pourtant, la gestion des risques financiers ne fait pas de trêve. Alors, avant que votre tour n’arrive enfin, profitez-en pour mettre à profit cette courte période d’accalmie. Crédit managers, Infolegale vous propose 6 conseils pour anticiper vos vacances et partir l’esprit tranquille.

1/ Managez et informez :

Préparez votre départ en vacances en transmettant les dossiers à traiter d’urgence à vos collègues. Organisez au moins une semaine avant votre départ une réunion avec vos collaborateurs au cours de laquelle vous ferez un point sur les dossiers en cours. Votre objectif est de préparer les éléments à communiquer (historique et calendrier des échéances) pour que vos collègues puissent reprendre la main et respecter les délais. Faites également un point sur vos dossiers à finaliser pour éviter de mettre vos collègues dans l’embarras en cas d’urgence.

2/ Gérez votre planning :

L’été est là, mais ce n’est pas une raison pour laisser vos impayés s’entasser pendant les vacances. Au lieu de repousser à la rentrée vos démarches faute de personnel, organisez-vous pour passer le cap de l’été sans encombre. Faites un suivi de facturation et les relances nécessaires pour que vos factures soient encaissées avant la fin du mois de juillet. Votre objectif est d’éviter de prendre un trop grand retard pendant l’été et, surtout, d’éviter de courir après vos clients alors que tout le monde est déjà parti.

3/ Privilégiez le "zéro tâches" :

La baisse d’activité peut être une chance pour vous. Pour une fois vous disposez d’un peu de temps ? Profitez-en pour occuper votre temps libre en effectuant les tâches que vous repoussiez depuis des lustres.

Rien de tel que de faire un bilan de la période écoulée en vous focalisant sur les bonnes pratiques et ce qui a moins bien marché. Faites le point sur tout ce qui a bien fonctionné durant l’année : prenez des notes et essayez d’en tirer un plan d’actions pour la rentrée. Faites de même pour tout ce qui a moins bien fonctionné : tirez-en des actions à mener pour que cela se passe mieux la prochaine fois.

4/ Anticipez :

Il n’y a pas de trêve pour les impayés. Anticipez les problèmes de trésorerie liés à la baisse d’activité. N’oubliez pas : si une partie de vos collaborateurs sont partis en vacances, c’est également le cas chez vos clients. D’où l’augmentation des retards de paiements en été. Par conséquent, mieux vaut être prévoyant et anticiper cette période difficile.

Au lieu d’espérer vainement que cet été sera différent des autres, planifiez cette baisse, pourquoi pas en calculant votre seuil de rentabilité mensuel sur dix mois. En effectuant votre chiffre d’affaires sur une période plus courte, vous anticiperez mieux la baisse d’activité saisonnière. (Lire : La gestion du risque crédit fait-elle partie de votre culture d’entreprise ?)

5/ Optimisez le recouvrement :

L’été est certes une période creuse pour les affaires, mais c’est aussi le moment où les dirigeants sont parfois plus joignables. Profitez de cette période de relative accalmie pour entrer en contact de vos clients débiteurs. Ces derniers seront généralement plus à l’écoute et moins pris par des démarches administratives.

L’été peut devenir une période propice pour négocier auprès de vos clients récalcitrants. Le calme et le temps retrouvés, les esprits ont tendance à s’apaiser un peu. Rien de tel pour trouver une solution efficace pour mettre à plat les points bloquants et régler les malentendus. (Lire : Risque client : 5 points de vigilance à prendre en compte)

6/ Décrochez :

Vous avez suivi nos conseils ? C’est parfait, vous pouvez partir l’esprit tranquille. Lâcher prise est en effet beaucoup plus aisé en anticipant un minimum ! Il ne vous reste plus qu’à préciser à votre équipe vos disponibilités pendant vos vacances pour éviter d’être sollicité de manière inopportune. Préparez votre message automatique d’absence en indiquant clairement si vous êtes joignable, si vous consultez vos mails et, si oui, dans quelles conditions. Enfin, vous pouvez spécifier à votre équipe les créneaux horaires pendant lesquels vous consultez vos mails et éventuellement si vous êtes joignables par téléphone.