Éviter les impayés et recouvrer une créance : maîtriser sa relation commerciale

Recouvrer ses créances est une étape stratégique. Est-il possible d’optimiser le recouvrement de vos créances tout en conservant une bonne relation commerciale avec vos clients ? Infolegale vous propose de revenir sur la question afin de vous éviter les impayés.

Pourquoi tout mettre en œuvre pour éviter les impayés ?

Un quart des défaillances sont causées par des retards de paiement ou des impayés. Pourquoi ? Premièrement, de nombreuses entreprises se créent avec un capital très faible, ne leur permettant pas de faire face aux difficultés. Par ailleurs, les banques sont soumises à de plus en plus de contraintes en termes de suivi de leurs clients. Ce qui a un impact fort sur la diminution du nombre de découverts autorisés et l’augmentation des frais financiers inhérents à cette situation. Ces éléments rendent indispensable la mise en place de stratégies pour éviter les impayés et pour garantir une certaine stabilité financière.

D’autant que lorsqu’une entreprise subit un impayé, ce n’est pas seulement le montant du contrat qui est perdu, mais également la marge de celui-ci. Par exemple, pour une créance de 4.000 euros avec une marge de 5%, vous devrez compenser le manque à gagner en réalisant des ventes supplémentaires à hauteur de 80.000 euros. Or, il s’agit bien souvent d’une mission difficile pour votre équipe commerciale. De telles situations montrent combien il est important de prendre des mesures efficaces pour recouvrer une créance dès les premiers signes de retards de paiement.

Dans ces conditions, il est tentant d’être particulièrement vigilant lorsque vous faites face à un retard de paiement. Cependant, ménager un client – même à risque – demeure essentiel.

Lire notre article : délais de paiements : entrer dans la spirale vertueuse

Recouvrer une créance : comment réagir ?

Si les enjeux restent élevés, un retard de paiement ne doit pas vous faire perdre de vue votre objectif principal : vous faire payer et, si possible, conserver une bonne relation commerciale avec votre client.

Plus votre relation se bornera à des échanges constructifs, plus vous aurez des chances d’éviter les impayés et les situations de blocage conduisant vers des procédures judiciaires longues et coûteuses. Ces dernières mettent généralement fin à toute relation commerciale avec le client en question.

Une bonne relation commerciale est donc un préalable indispensable pour être payé plus rapidement. Par conséquent, vous devrez faire en sorte de garder un lien étroit avec vos clients. Cela vous permettra d’établir une relation de confiance et, d’autre part, vous serez en mesure de fixer des délais de paiement adaptés aux circonstances.

Par ailleurs, un retard de paiement peut avoir plusieurs explications :

• Un problème de trésorerie passager

• Un litige d’ordre technique sur une prestation

• Une contestation d’ordre administratif

• Une gestion du BFR

En mettant en place une relation de confiance avec vos clients, vous éviterez de nombreux malentendus. De cette manière, de nombreuses réactions disproportionnées pourront être évitées ou anticipées : la tentation de « faire le mort », la « honte » que certains de vos clients ressentent en cas de problème de trésorerie passager…

Enfin, pour les situations qui persistent, il est essentiel d'adopter de bonnes méthodes pour recouvrer une créance en douceur tout en conservant la relation humaine. En effet, si vous avez besoin de cash pour alimenter votre trésorerie, ne tirez pas un trait sur les aspects humains.

Recouvrement des créances : comment conserver une bonne relation commerciale ?

Dans ces conditions, la question se pose de garder la main sur le processus de recouvrement.

Plusieurs solutions permettent de recouvrer une créance tout en préservant de bonnes relations commerciales :

• Les logiciels pour gérer les relances automatiquement et suivre l’évolution de chaque impayé au cas par cas sont une solution préventive.

• L’échéancier de paiement permet généralement de débloquer une situation en répondant aux difficultés de trésorerie de vos clients. Il s’agit d’une solution concertée pour éviter les impayés.

• Parfois, il est préférable de faire appel à un professionnel du recouvrement qui possède les connaissances juridiques nécessaires tout en ayant une position neutre. Dans ce cas de figure, vous pouvez mettre en place un contrat d’affacturage et céder vos créances à un tiers qui prendra en charge le processus de recouvrement en échange d’une commission.

Ces solutions, souvent complémentaires, ont de nombreux avantages. Néanmoins, rien ne remplace une bonne connaissance clients. Ce qui revient à obtenir des informations concrètes sur les motifs du retard de paiement et ainsi mieux anticiper les moyens pour éviter les impayés.

Par ailleurs, si l’affacturage est une solution rassurante permettant de recentrer les forces de vente sur leur mission principale, il est parfois difficile d’annoncer à un client que vous avez cédé votre créance à un tiers. Si vous mettez la relation client au centre de votre processus de vente, il peut s’avérer délicat de confier la gestion du paiement de vos factures à un prestataire. En effet, une relance effectuée par un tiers peut devenir compliquée s’il n’est pas au fait des échanges et de la relation commerciale passée et des projets en cours.

Dans ces conditions, certains contrats d’affacturage prévoient une clause de confidentialité permettant au fournisseur de garder la main sur la relation commerciale. Par ce biais, vous pouvez céder votre poste clients à un factor qui vous donnera une délégation pour recouvrer la créance vous-même.

Recouvrement des créances : anticipez et scénarisez votre recouvrement

L’acquisition d’un client exige du temps et de l’argent. Par conséquent, il est essentiel de mettre en place des processus métier performants pour fluidifier votre gestion pour recouvrer une créance :

La première étape incontournable est de bien connaître vos clients afin :

• D’anticiper les impayés en évitant les clients insolvables ou à risques.

• De vérifier l’existence juridique de vos clients : en tant que responsable du recouvrement, votre rôle est aussi de vous assurer que les sociétés avec lesquelles vous traitez sont inscrites au RCS et sont en règle avec l’Etat.

• De dimensionner le montant des créances en fonction des données de solvabilité que vous aurez collectées.

La meilleure manière de vous renseigner est de consulter les bases de données mises à la disposition des entreprises par des acteurs publics (INSEE ou INPI) et privés tels que Infolegale. Elles vous permettront de glaner des informations cruciales pour éviter les impayés : ancienneté, sous-capitalisation, trésorerie nette, disponibilité des comptes, régularité fiscale…

La deuxième étape consiste à mettre en place des scénarios en fonction de la typologie de vos clients. Concrètement, il s’agit de classer vos clients en plusieurs catégories pour adapter vos conditions de paiement au cas par cas. Cela vous permettra également de moduler votre suivi de facturation, notamment auprès de vos clients à risque ou, si vous en avez, en procédure collective. Enfin, grâce à une segmentation précise de vos clients, vous pourrez personnaliser votre méthodologie. Par exemple, privilégiez la négociation à l’amiable auprès de vos clients fragiles en évitant les démarches contentieuses coûteuses.