Une fraude aux fournisseurs peut entraîner des conséquences financières, relationnelles ou logistiques sur le court et le long terme. C’est pourquoi il est indispensable de sécuriser vos transactions afin de vous prévenir de ce type de fraude.
Dans cet article, retrouvez les diverses formes d’escroqueries associées aux fournisseurs, recevez des conseils pratiques pour sélectionner vos partenaires commerciaux avec discernement et prenez connaissances d’outils professionnels conçus dans le but de vous éviter ces fraudes aux fournisseurs.
Fraude aux fournisseurs : qu’est-ce que c’est ?
Les modalités les plus fréquentes de fraude aux fournisseurs en France sont :
- La facturation fictive : comme son nom l’indique, le fournisseur facture des produits ou des services qui n'ont jamais été délivrés. La facturation a été fixée avant la livraison, un fonctionnement souvent employé par les fraudeurs.
- La surfacturation : le fournisseur impute des produits ou des services à un prix supérieur que celui qui a été convenu.
- La double facturation : vous vous retrouvez facturé deux fois pour les mêmes produits ou services, sans possibilité de remboursement. Il est donc crucial de rester vigilant quant à vos dépenses.
- La fraude au virement : le fraudeur obtient un virement bancaire en falsifiant les coordonnées bancaires de l'entreprise.
Ces types de fraude peuvent entraîner des pertes financières, ternir la réputation des entreprises victimes et parfois être la cause d’une faillite. Il est donc primordial de mettre en place des process fiables pour prémunir votre entreprise et vos collaborateurs des conséquences néfastes que peuvent engendrer ces fraudes.
Les pertes financières liées à ces fraudes aux fournisseurs sont estimées à plusieurs milliards d'euros chaque année. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, sont exposées au risque de fraude aux fournisseurs. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'outils de renseignement fiables et professionnels pour se protéger.
En France, la problématique de la fraude aux fournisseurs connaît une croissance constante. Selon le Baromètre Fraude et Cybercriminalité Allianz Trade x DFCG, 69 % des entreprises françaises ont été victimes d'une tentative de fraude en 2023 dont 29 % ont abouti. Il est donc plus que jamais indispensable de sécuriser les relations avec vos partenaires commerciaux.
Les mesures de prévention à adopter pour se protéger de la fraude aux fournisseurs
Afin d’identifier les entreprises frauduleuses, il est impératif d'instaurer des mesures préventives appropriées en fonction de leur contexte et leurs besoins. Certaines stratégies visant à contrer la fraude aux fournisseurs peuvent sembler élémentaires, cependant, leur mise en œuvre en priorité est cruciale et trop souvent négligée.
En premier lieu, il est essentiel de sensibiliser l'ensemble des services de l'entreprise à ce type de fraude, afin que chacun puisse faire preuve d'une vigilance accrue. En effet, toute personne ayant accès à la sélection des fournisseurs, aux commandes ou à la facturation, se doit d'être attentif aux moindres détails et aux éventuels changements.
Par exemple, si un fournisseur change soudainement ses habitudes de paiement, en demandant un paiement anticipé, cela doit éveiller votre vigilance et vous mener à effectuer des vérifications supplémentaires.
Des procédures régulières de contrôle doivent également être mises en place afin de protéger votre entreprise de ces tentatives de fraude fournisseurs, mais aussi de sécuriser votre relation avec vos fournisseurs.
Dans le but de garantir le règlement sécurisé des factures, il est possible d'adopter un processus de vérification de l'IBAN d'un nouveau fournisseur ou d'un IBAN récemment modifié.
Par ailleurs, lors de toute commande auprès d'un fournisseur, il est recommandé de mettre en place un système de double approbation impliquant deux contacts habituels au sein de votre société, afin de minimiser les risques de transaction frauduleuse.
Les outils professionnels pour vous prémunir des fraudes
Se protéger des fraudes fournisseurs et sécuriser vos process commence par la mise en place d’une solution de facturation fiable et l’utilisation de données à jour.
Un système de facturation sécurisé protège vos données sensibles (paiement, coordonnées bancaires) grâce à des technologies de cryptage et d'authentification. Il garantit l'intégrité des factures, la sécurité des transactions, et permet un suivi des paiements pour s'assurer de leur ponctualité.
Des données fournisseurs à jour assurent la fiabilité de votre référentiel tiers (adresse, dirigeants, etc.), facilitent la communication, la collaboration, et minimisent les risques de retards et de litiges, il peut donc être pertinent de s’appuyer sur l’expertise d’un fournisseur de données sur les entreprises et leurs dirigeants.
En combinant ces deux éléments, vous optimisez la gestion de vos paiements fournisseurs et ainsi vous minimisez les risques financiers inhérents aux tentatives de fraudes fournisseurs.
La confiance n'excluant pas le contrôle, il est important de vous tenir informé de toutes évolutions. Pour cela, il se révèle capital de mettre en place un système de surveillance, comme des alertes en cas d'anomalie ou de situation suspecte, telle qu'une facture ou une demande de paiement non confirmée au process interne.
Lors de la sélection d’un nouveau fournisseur, établissez une procédure de validation lors de l’entrée en relation avec le ou les fournisseurs. Prenez le temps de vérifier ses références. Partagez avec vos pairs et contactez d'autres entreprises qui ont déjà travaillé avec ce fournisseur pour obtenir des informations sur sa fiabilité, son fonctionnement.
Une fois les différents process de sécurisation mis en place auprès des différents services (achat, finance…), il faut également prévoir des actions de sensibilisation et des formations régulières afin que chacun maintienne son niveau de vigilance à la détection de fraude aux fournisseurs.
Pour faciliter la mise en place de ces vérifications, des outils spécialisés existent.
Vidocq, la solution Infolegale de lutte contre la fraude a été développée dans ce but. Elle permet d’identifier à temps les cas de fraude en disposant d’information fiable et à jour sur l’entreprise de votre choix pour notamment détecter les cas d’usurpation d’identité.
De plus, cette solution dispose d’une intégration du module Sis ID de vérification d’IBAN qui simplifie la vérification des coordonnées bancaires de vos fournisseurs vous permettant de gagner du temps au quotidien.
Les cas de fraude aux fournisseurs sont devenus monnaies courantes. Cela impose à chaque entreprise de mettre en place des dispositifs de prévention adaptés aux nouvelles tendances d’escroquerie pour les éviter et minimiser les risques financiers, logistiques et réputationnels associés.
Pour cela, il faut prêter attention à tout changement inhabituel dans vos relations avec vos fournisseurs afin de prendre les mesures nécessaires.
Des procédures de contrôles stricts doivent être instaurées dès l’onboarding et tout au long de sa relation d’affaires pour éviter de payer à tort des faux fournisseurs. Ces processus de vérification réduisent le risque financier en s'assurant de l'authenticité des fournisseurs, dès le départ et à chaque changement, minimisant ainsi les pertes potentielles liées aux fraudes.
Il est également crucial de sensibiliser l'ensemble des collaborateurs aux risques de fraude et à la détection de signes avant-coureurs. Tous les collaborateurs doivent être responsabilisés pour déceler et prévenir un éventuel cas de fraude.
Pour vous aider dans la mise en place de cela, vous pouvez vous appuyer sur des solutions spécialisées comme Vidocq, la solution Infolegale de lutte contre la fraude aux fournisseurs qui intègre le module de vérification d‘IBAN de l’acteur de référence, Sis ID.
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