Réforme de la facturation électronique : quelles sont vos obligations ?

La réforme de la facturation électronique constitue l’une des plus grandes transformations administratives récentes pour les entreprises françaises. Elle sera progressivement mise en place en 2026 et 2027, elle vise à généraliser l’usage de factures structurées et transmissibles par voie électronique, encadrées par des plateformes certifiées. 

Cette réforme change également en profondeur la manière dont les factures sont émises, reçues, transmises, contrôlées et enfin archivées. Chaque entreprise, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise, d’une PME ou d’un grand groupe devra s’adapter à de nouvelles obligations. Lesquelles sont-elles en fonction des profils ? 

Réforme de la facturation électronique : un changement d’obligations, pas un simple changement de format

Avant d’aborder les aspects pratiques, il est essentiel de comprendre que la réforme de la facturation électronique ne consiste pas uniquement à dématérialiser ses factures. Il s’agit d’un véritable cadre normatif et fiscal imposé par l’administration française. 

De la facture papier au système encadré 

Jusqu’ici, la plupart des entreprises utilisent le PDF classique comme support principal de dématérialisation. Avec la réforme de la facturation électronique, ce format n’est plus considéré comme une facture électronique valide. Désormais : 

• Seules les factures structurées sont acceptées (formats Factur-X, UBL, CII). 
• Ces factures doivent transiter par une PA (Plateforme Agréée) ou un Opérateur de Dématérialisation (OD). 
• La transmission, réception et conservation doivent respecter des standards stricts de sécurité et de traçabilité. 

En d’autres termes, la facture devient une donnée exploitable automatiquement par les systèmes d’informations et non plus un fichier attaché à un e-mail. 

Une réforme portée par l’administration fiscale 

Cette réforme est avant tout un projet piloté par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). Ses objectifs sont clairs : 

• Automatiser le contrôle de la TVA 
• Lutter contre la fraude fiscale 
• Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique des entreprises 

Le cadre juridique est déjà fixé : 

• Décret n°2022-199 du 7 octobre 2022 pour les modalités d’émission et de transmission. 
• Arrêté du 7 octobre 2022 pour les spécifications techniques. 
• Décret n°2023-377 du 16 mai 2023 pour la sécurisation des factures (signature ou cachet électronique qualifié) 

Ainsi, l’obligation n’est pas négociable : toute entreprise assujettie à la TVA doit s’y préparer, sous peine de sanctions fiscales. 

Vos obligations en matière de facturation électronique 

Cette réforme implique deux types d’obligations : émettre des factures électroniques conformes et transmettre des données complémentaires (e-reporting). 

Émettre des factures électroniques conformes 

Dès septembre 2026/2027, selon la taille des entreprises, chaque facture électronique devra : 

• Respecter l’un des trois formats autorisés (Factur-X, UBL, CII) 
• Être émise par l’intermédiaire d’une PA ou d’un OD 
• Inclure de nouvelles mentions obligatoires (SIREN, adresse de livraison, nature de l’opération, option TVA sur les débits) 

Un PDF simple envoyé par e-mail ne sera plus valide. Cela signifie que les entreprises doivent dès maintenant vérifier la compatibilité de leurs logiciels de facturation ou ERP. 

E-reporting : transmettre certaines données à l’administration 

L’e-reporting complète l’e-invoicing. Il concerne les flux qui échappent à la facturation électronique : 

• Opérations B2C 
• Exportations 
• Transactions internationales hors champ de la réforme 

Les données à transmettre incluent : montant HT, montant TVA nature de l’opération et mode de paiement. 

La fréquence d’envoi peut varier : 

• Mensuelle pour les régimes réels normaux 
• Trimestrielle pour les régimes simplifiés 

En résumé : toutes les opérations doivent être connues de l’administration, que ce soit par la facture électronique ou par le e-reporting. 

Plateforme et intermédiation : par où faire transiter vos factures ? 

Le choix de la plateforme de dématérialisation est un point clé de la mise en conformité et va aussi dépendre du type d’entreprise : privé/public. 

Vos choix possibles : PPF, PA ou OD

Il existe à l’heure actuelle trois types d’intermédiaires : 

• PPF (Portail Public de Facturation) : géré par l’Etat, il centralise les données et assure la transmission à l’administration. 
• PA – anciennement PDP - (Plateforme Agréée) : immatriculées par la DGFIP, elles gèrent l’émission, la réception, l’e-reporting et l’interopérabilité. 
• OD (Opérateurs de Dématérialisation) : acteurs privés raccordés aux PA, ils peuvent servir d’interface technique entre l’entreprise et la PA. 

Voici un tableau comparatif des options : 

Une obligation d’interopérabilité 

Quel que soit le choix, vos systèmes internes doivent être compatibles en vue de la réforme de la facturation électronique : 

• ERP, logiciels de facturation et compatibilité doivent pouvoir émettre et recevoir dans les formats requis. 
• Les flux entrants (fournisseurs) et sortants (clients) doivent être gérés de manière fluide. 

Un projet de migration ou de mise à jour de logiciels sera donc souvent nécessaire pour pouvoir disposer de solutions adaptables à la réforme de la facturation électronique. 

Obligations internes : comment adapter votre entreprise à la facturation électronique 

Au-delà de la technique, l’entreprise doit également revoir ses process internes. 

Conformité réglementaire 

Les règles classiques de facturation s’appliquent toujours, mais avec des contraintes renforcées : 

• Numérotation chronologique 
• Mentions légales obligatoires 
• Conservation pendant 6 ans minimum 
• Archivage sécurisé et traçable 

La réforme impose également une audibilité accrue : en cas de contrôle, l’entreprise doit être capable de fournir l’historique complet des factures. 

Cela implique donc de pouvoir disposer d’une base propre et à jour, pour pouvoir facilement justifier de sa conformité en cas de contrôle. 

Gouvernance interne et formation 

Le projet impacte plusieurs départements au sein de l’entreprise : 

• Comptabilité (émission, réception, contrôle) 
• DSI (interopérabilité et sécurité) 
• Juridique (conformité et conservation) 

Il est donc recommandé de : 

• Définir des responsabilités claires 
• Former les équipes aux nouveaux process 
• Anticiper une période de double gestion pendant la transition 

Les obligations de la facturation électronique selon le profil d’entreprise 

Les obligations liées à la réforme de la facturation électronique dépendent notamment de la taille et la structure de l’entreprise. 

TPE/PME : simplifications possibles ? 

Les TPE, PME et micro-entreprises bénéficient d’un délai supplémentaire pour le passage à la facturation électronique : elles doivent se conformer à partir du 1er septembre 2027.  

En pratique : 

• Elles pourront utiliser gratuitement le PPF. 
• Elles ne seront pas obligées d’investir dans une PA sauf besoins spécifiques. 
• Leurs outils actuels de facturation doivent toutefois être compatibles avec les formats autorisés. 

Entreprises multi-sites ou internationales 

Pour les grands groupes ou les structures internationales, la réforme de la facturation électronique soulève des défis bien particuliers : 

• Choisir entre une gestion centralisée via un seul ERP + PA ou décentralisée avec un flux spécifique par entité locale. 
• Assurer la conformité des factures internationales, car les obligations diffèrent hors de France. 
• Adapter la gouvernance interne pour fluidifier les échanges entre chaque pays. 

Quels sont les risques en cas de non-respect des obligations de la facturation électronique ? 

Le non-respect des obligations prévues dans le cadre de la facturation électronique sont diverses et dépendent de la situation. 

Sanctions fiscales 

Le non-respect des obligations de la réforme de la facturation électronique expose les entreprises à des amendes : 

• 15€ par facture non transmise correctement, plafonné à 15 000€ par an. 
• 250€ par transmission e-reporting manquante ou incorrecte, plafonné à 15 000€ par an. 

Au-delà des sanctions, une facture peut être jugée non déductible en TVA, ce qui impacte directement la trésorerie. 

Risques opérationnels et réputationnels 

Une mauvaise préparation à la réforme de la facturation électronique peut également engendrer des : 

• Retards de paiement. 
• Litiges commerciaux. 
• Perte de confiance de vos clients et partenaires. 
• Image dégradée auprès de l’administration. 

Anticiper, c’est gagner du temps et de la performance, mais c’est aussi montrer une image positive d’entreprise dans l’air du temps, conforme et digne de confiance. 

La réforme de la facturation électronique ne se résume pas à un calendrier. Elle impose une refonde complète de certaines pratiques, des outils et des responsabilités.  

Bien préparée, elle devient une véritable opportunité : 

• Automatisation des process. 
• Réduction des erreurs. 
• Gain de productivité. 
• Sécurité et conformité renforcées. 

La clé est de commencer tôt : audit de l’existant, choix de la plateforme adaptée, formation des équipes. 

Le groupe Infolegale vous accompagne pour la réforme de la facturation électronique.

FAQ sur la réforme de la facturation électronique 

Les questions les plus fréquentes sur les obligations de la réforme de la facturation électronique. 

Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ? 

Le 1er septembre 2026 pour les GE et ETI. 

Le 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises. 

Suis-je obligé de passer par une PA pour la facture électronique ? 

Oui pour la plupart des entreprises. Seules les TPE/PME peuvent utiliser le PPF. Une PA offre toutefois davantage de services et facilite grandement l’automatisation. 

Que risque mon entreprise si elle ne respecte pas les obligations sur la facturation électronique ? 

Des amendes financières (de 15 à 250€ par facture), la perte du droit de déduction de TVA et des risques réputationnels.