Surveillance des entreprises et prévention des impayés

Les impayés et les retards de paiement sont à l’origine de près d’un quart des faillites. Ces phénomènes impactent directement la trésorerie des entreprises qui ont alors du mal à faire face à leurs propres dettes. Pour éviter toute situation d’impayés, il est primordial d’anticiper le comportement de paiement de ses propres clients en menant un véritable plan d’action.

Surveillance des impayés et vérification de solvabilité

Avant de vous lancer dans une relation commerciale, vous devez impérativement vérifier la solvabilité de vos clients. En effet, votre développement commercial passe nécessairement par la capacité de vos clients à vous payer. S’ils en sont incapables, vous aurez fourni une prestation ou vendu un produit de manière gratuite. Pour éviter cela, vérifiez les informations disponibles sur vos clients, qu’elles soient légales, financières ou de solvabilité par exemple. Cette surveillance des entreprises est la première étape nécessaire dans une démarche de prévention des impayés.

 

Comment ? Il existe plusieurs sources vous permettant de disposer d’informations sur vos clients :

  • La base Sirene® de l'Insee comprenant près de 20 millions d'entreprises actives et cessées ;
  • Les données issues d'Infogreffe* (privilèges des sociétés, procédures collectives, bilans publics et bilans confidentiels, actes et statuts, etc.) ;
  • Le Registre national du commerce et des sociétés (RNCS) tenu par l'Inpi ;
  • Les annonces civiles et commerciales publiées au Bodacc et Journal officiel des associations diffusés par la Direction de l'information légale et administrative (Dila).
  • Les sociétés de renseignement B2B : elles calculent un score de solvabilité sur les entreprises. Très utile, cette information vous offre une visibilité sur la santé financière de vos clients ou prospects. De plus, ces sociétés regroupent le plus souvent les informations légales, financières et capitalistiques sur les entreprises et leurs dirigeants, comme c’est le cas sur Le Portail Infolegale.

 

Les gardes fous de la prévention des impayés

Les gardes fous, ce sont tous les documents contractuels qui vont définir votre relation commerciale afin d’éviter tous risques d’impayés. Quels sont-ils exactement ?

  • Devis, bon de livraison et facture : en cas d’impayé, près de 9 entreprises sur 10 sont en réalité solvables, ainsi les impayés ne résultent pas toujours de difficultés financières de vos clients mais peuvent être liés à des désaccords sur l’objet même du contrat, c’est-à-dire les marchandises, leur volume, la qualité de la prestation, etc. Pour éviter toute mésentente, ces documents permettent de sceller l’accord existant entre vous et votre client sur les produits vendus ou le service réalisé.
  • Condition Générale de Vente : ces dernières sont les mêmes pour tous vos clients et doivent être connues par ces derniers. Elles déterminent entre autres les conditions et les modalités de paiement. Par exemple, il est possible d’introduire une clause de réserve de propriété, très efficace contre le risque d’impayés. Cela signifie que vous restez propriétaire jusqu’à paiement intégral du prix. Ainsi, si votre client subit une faillite, vous êtes en mesure d’en revendiquer la propriété ou le prix de vente si le bien a été vendu.
  • Contrat : c’est le document de base qui vous lie à votre client. En plus de vous prévenir d’éventuels retards ou défauts de paiements, la rédaction de ce contrat vous permet de faciliter la procédure de recouvrement des créances.

 

Le traitement des retards et la compréhension du comportement des paiements

Le traitement et la relance des paiements doit être une priorité pour chaque société. Cela doit vous permettre d’identifier les bons et les mauvais payeurs.

À cette fin, effectuez une surveillance entreprise en menant différentes actions :

  • Un suivi hebdomadaire de vos dossiers client et une relance régulière des retards de paiement ou des mauvais payeurs. N’hésitez pas à utiliser un calendrier de relance pour vos retards. Par exemple, appelez le client après un retard de trois jours, envoyez une lettre de relance après un retard d’une semaine, etc. Cette stratégie peut évidemment varier selon le comportement de paiement de vos clients.
  • La demande d’acompte : une première partie du prix vous sera versé avant la livraison. Cela servira de validation à la commande. Dès lors que le produit ou le service est livré, le client vous verse l’autre partie.
  • Une sensibilisation des équipes commerciales : chaque collaborateur doit être prêt à intervenir dès les premiers signes de retards de paiement.

 

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