Vos fournisseurs sont vos partenaires de premier plan. En effet, bien que ces derniers ne fassent pas partie de votre entreprise, ils participent directement à la qualité de vos produits finis et/ou services. D'où l'importance d'avoir une procédure d'évaluation des fournisseurs solide. Aussi, pour garantir les performances globales de votre entreprise, il est primordial de veiller à la qualité de vos processus de sélection et d’évaluation de vos fournisseurs.
Dans ce contexte, Infolegale, spécialiste de l’information sur les entreprises et leurs dirigeants, attire votre attention sur des outils vous permettant de fiabiliser vos processus de sélection et d’audit de vos prestataires et ainsi limiter les risques liés aux achats avec vos fournisseurs.
Quels sont les critères de sélection d'un fournisseur ?
Identifier des critères clés pour la sélection de vos fournisseurs vous permet d'effectuer plus facilement le tri de vos prestataires au moment de votre sourcing ou encore au moment d'un appel d'offres. L'établissement de critères dans la sélection d'un fournisseur assure une rigueur nécessaire dans votre démarche de partenariat. Vous êtes ainsi certains de gagner du temps en ciblant directement des partenaires en phase avec vos besoins et la qualité des prestations attendues.
À noter que vos critères de sélection peuvent faire l'objet d'un questionnaire RFI (Request For Information) à diffuser auprès de vos fournisseurs potentiels en amont d'une entrée en relation. Inclure ces critères de sélection de fournisseurs dans le questionnaire permet une meilleure transparence et compréhension entre les deux parties.Un tel questionnaire a pour objectif de pondérer vos différents critères de sélection afin de sélectionner, de manière objective, un prestataire au plus proche de vos enjeux métier.
Aussi, retrouvez ci-dessous plusieurs exemples de critères à prendre en compte au moment de la sélection de vos futurs partenaires commerciaux.
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Le risque de taux de dépendance économique
Le risque de dépendance économique entre un client et son fournisseur est encadré par le code du commerce. En effet, si la stabilité financière de l’un de vos fournisseurs dépend en majeure partie des commandes réalisées par votre entreprise, alors elle est susceptible d’être rattachée juridiquement à ce dernier en cas de défaillance de sa part. La dépendance économique expose ainsi votre entreprise à des risques à la fois financiers et réputationnels, il convient alors de la mesurer en amont de toute entrée en relation d’affaires dans le but de proportionner vos contrats. L'intégration d'une procédure d'évaluation des fournisseurs aide précisément à identifier et à gérer ce type de risque.
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La santé financière de la société
L’état de santé financière des entreprises avec lesquelles vous travaillez possède un impact direct sur la stabilité de votre chaîne d’approvisionnement. En effet, si l’un de vos fournisseurs de premier ou second rang entre en défaillance au moment de la réalisation de l’un de vos contrats, votre entreprise s’expose à une rupture de sa chaîne de production.
Ainsi, il convient toujours de mesurer la solvabilité de vos fournisseurs potentiels aussi bien en amont que tout au long de vos relations d’affaires. Mettre en place une procédure d'évaluation des fournisseurs s'avère indispensable pour garantir une surveillance continue de leur situation financière.
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Les délais de paiement accordés
Négocier vos délais de paiement avec vos fournisseurs vous permet d’obtenir plus de souplesse dans votre trésorerie, d’autant plus si vos achats de marchandises et/ou services représentent une part importante de votre cycle d’exploitation. À titre d’exemple, une entreprise dans le secteur du BTP sera le plus souvent payée par ses clients au moment de la livraison d’un projet, ainsi, cette dernière aura tendance à privilégier des délais de règlement fournisseurs plus longs.
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L’éthique et la réputation du prestataire
En tant qu’acheteur, vous êtes naturellement plus exposé à des risques de corruption de la part de certains de vos fournisseurs potentiels. Or, la corruption (qu’elle soit active ou passive) est sévèrement punie par la loi, d’autant plus si votre entreprise est assujettie à la loi Sapin 2.
De plus, si l’un de vos sous-traitants est inscrit sur une liste de sanctions et/ou a pu faire l’objet d’une quelconque presse négative, cela peut entraîner des répercussions directes sur l’image et la réputation de votre entreprise, voire lui fermer l’accès à certains marchés. Dans ce contexte, contrôler l’éthique et la conformité de vos prestataires potentiels constitue une étape clé de votre sourcing fournisseurs. Intégrer l'éthique et la réputation dans vos critères d'évaluation fournisseurs est essentiel pour assurer une collaboration saine et durable.
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La qualité des prestations
La qualité des prestations de vos fournisseurs possède un impact direct sur vos produits finis. En effet, dans la mesure où vos clients n’ont souvent pas connaissance de vos sous-traitants, la responsabilité d’un défaut de production sera directement reportée sur votre entreprise.
En amont de la sélection d'un futur partenaire commercial, vous devez donc porter une attention particulière aux méthodes de production de vos fournisseurs potentiels ou encore aux matières premières utilisées par ces derniers. Dans ce sens, une bonne pratique consiste à fonctionner par commande de pré-lots de façon à contrôler efficacement la qualité des services d’un prestataire en amont d’une commande conséquente.
Par ailleurs, votre entreprise peut également opter pour la mise en place d’une charte qualité : cette dernière aura pour objectif de garantir un référentiel clair en termes de méthodes de production et qualité des produits/services fournis par vos partenaires commerciaux. Établir des critères de sélection des fournisseurs précis est essentiel pour s'assurer de la qualité des prestations. Plus encore, intégrer tout une procédure d'évaluation de vos fournisseurs permet d'assurer cohérence et fiabilité dans le choix de vos partenariats.
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Le respect des délais de livraison
Un retard de livraison peut avoir de lourdes conséquences sur votre activité. En effet, si la prestation ou pièce concernée est en lien direct avec vos produits finis, alors le retard de livraison est susceptible d’impacter votre chaîne d’approvisionnement dans son intégralité.
À noter qu’une bonne pratique consiste à inclure des pénalités de retard dans vos conditions générales d’achat (CGA) afin de réduire vos risques de non-respect des délais par vos prestataires.
Attention, si une multitude de critères s’offre à vous, il demeure important de prioriser ces derniers en fonction des besoins réels de votre entreprise. En effet, il est rare qu’un prestataire réponde parfaitement à l’ensemble des critères fixés au sein de votre cahier des charges. À titre d’exemple, un prestataire proposant des prix particulièrement bas est susceptible de s’avérer moins performant en termes de délais de livraison et/ou qualité des prestations fournies.
Votre procédure d'évaluation des fournisseurs facilitée avec les outils Infolegale
Infolegale vous accompagne dans l'audit de vos fournisseurs au quotidien à l’aide d’une palette de solutions disponibles en mode Saas et/ou directement intégrées dans vos outils métier (SRM, ERP, tableaux de bord, etc.) :
- Protégez l’image de votre entreprise en évitant tous risques de conformité et soyez alerté directement si une entité de votre référentiel achat présente des signes d’atteinte à la probité ;
- Grâce à des critères d'évaluation fournisseurs rigoureux, optimisez vos relations commerciales pour garantir le meilleur partenariat possible ;
- Veillez à la stabilité de votre portefeuille fournisseurs en mesurant régulièrement vos taux de dépendance avec vos partenaires commerciaux à l’aide d’un audit dédié ;
- Assurez la continuité de votre chaîne d’approvisionnement et facilitez vos prises de décisions grâce à un score de solvabilité mis à jour en continu et disponible pour chacune des entreprises avec lesquelles vous travaillez.
Vous souhaitez en savoir plus ? Les experts Infolegale se tiennent à votre disposition pour discuter de vos problématiques achats et vous proposer une démonstration complète de solutions adaptées à vos besoins.
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