Système d'information : l'enrichir grâce aux données d'entreprises

Gérer et s’assurer de la cohérence au quotidien d’une base de données de plusieurs milliers de clients et fournisseurs est un processus particulièrement exigeant en temps, moyens et procédures. Avec l’avènement des CRM et ERP, n’est-il pas temps de passer à l’intégration des données directement dans votre système d’information ? Infolegale vous propose de revenir sur la question.

Comme nous l'avons dit dans l'article évoquant la maîtrise des risques en intégrant des informations sur les entreprises, vos ressources doivent être mises à jour constamment afin d’alimenter vos outils métier.
Les données sur vos clients et fournisseurs sont des ressources pouvant être collectées par vos équipes : force de vente, chargé du référentiel client, achats, service juridique, responsable crédit… Néanmoins, il est essentiel de s’assurer de la conformité de l’information et de la mettre à jour régulièrement.
Dans ce contexte, il peut s’avérer intéressant de mettre en place une solution d’intégration des données d’identité directement dans votre SI.

Système d’information et identification des besoins

ERP, CRM, progiciel de gestion : vous disposez sans doute d’un système d’information permettant de gérer et suivre au quotidien l’ensemble des informations de vos clients et fournisseurs. L’avantage de ces solutions est de connecter et de standardiser vos données tout en les fiabilisant dans le temps.
Afin d’avoir une vision précise des enjeux en prenant le recul nécessaire, il est essentiel de se poser les bonnes questions :
  • Les enjeux liés à l’identification de vos clients et fournisseurs au sein de votre entreprise concernent-ils plusieurs services ?
  • Votre gestion du référentiel clients et fournisseurs est-elle décentralisée ?
  • Souhaitez-vous que tous vos services aient accès à la même information au même moment ?
L’identification des besoins passe également par une remontée des enjeux métier. Autant la force de vente n’a généralement besoin que d’un contact qualifié au sein d’une entreprise, autant la performance des services crédits et recouvrement repose sur un facteur clé : la nécessité absolue d’obtenir des données complètes, opposables et à jour.
En effet, à l’ouverture d’un compte client ou fournisseur, vos équipes en charge du référencement procèdent à son identification et éviter les doublons. Il s’agit d’une étape essentielle pour valider la conformité des informations fournies : en plus de la collecte des documents légaux obligatoires, vos équipes évaluent la fiabilité des informations récoltées, celle-ci étant l’une des principales causes d’impayé.
Par ailleurs, vos équipes vérifient la solvabilité de vos clients après chaque commande pour mettre en place des conditions de paiement adaptées.

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Pour toutes ces raisons, il est essentiel de s’accorder avec votre service crédits et les gestionnaires de comptes pour valider les procédures mises en place :
  • La vérification de l’identité de votre client et le listing des informations nécessaires : première enquête, vérification du Siren et de l’adresse…
  • La vérification de la solvabilité de votre client : à partir de quel montant d’encours ? Quelles informations sont nécessaires ? Quel process de validation : scoring de solvabilité interne ou externe ou analyse des bilans ? Votre service crédit s’appuie-t-il systématiquement sur l’assurance-crédit pour sécuriser les grosses créances ?
  • Enfin, de l’ouverture d’un compte à la fin de la relation commerciale, vos équipes crédits et achats doivent surveiller et mettre à jour les informations sur vos clients et fournisseurs. Il est essentiel d’être alerté au plus tôt à chaque évolution clé : changement d’adresse, changement de propriétaire, d’exploitant ou de fonds de commerce. Grâce aux bases de données des sociétés spécialisées dans l’information comme Infolegale, vous pourrez mettre à jour votre propre référentiel client. L’objectif étant de perdre le moins de temps possible tout en s’assurant d’obtenir une information sûre et opposable (provenant des sources d’information légale), quitte à effectuer un deuxième contrôle de ces informations grâce à vos équipes sur le terrain.

Implémentation des données dans votre SI

Pour toutes ces raisons, il s’avère parfois plus pertinent d’intégrer au fil de l’eau les données transmises par les sociétés d’information.

Certaines sociétés vous proposent de diffuser ces informations dans un format exploitable directement par votre SI.

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Ce système vous permet de mettre à jour vos référentiels clients à chaque évolution/modification consécutive à la vie de l’entreprise. Le tout en fonction des données dont vous avez besoin : Siren, Siret, adresse, forme juridique, effectifs, chiffre d’affaires…
L’avantage de cette solution réside dans le fait que les flux de données viennent enrichir en temps réel votre SI soit par le biais d’une API ou de connecteurs dédiés.
Ainsi, plutôt que de mettre à jour manuellement vos bases de données internes, l’API permet la transmission de données sur le web via un protocole de transfert.
D’autant que ces solutions s’intègrent dans un processus plus global. En effet, de plus en plus d’entreprises mettent en place des démarches de master data management avec à la tête de cette nouvelle organisation des chief data officer. Dans ce contexte, l’intégration de données dans un SI permet de leur faciliter le travail.

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Cette solution offre plusieurs avantages :

  • Intégrer automatiquement des informations légales opposables à votre SI sur vos clients et fournisseurs.
  • Automatiser la mise à jour quotidienne des données pour le suivi et l’ouverture de vos dossiers clients ou fournisseurs.
  • Evaluer vos clients et fournisseurs avec des informations administratives et financières
  • Centraliser l’information sur vos clients et fournisseurs dans un seul outil.
  • Rendre accessible les données à l’ensemble de vos services et succursales.
  • Simplifier l’accessibilité de la donnée à l’ensemble de vos collaborateurs
  • Mettre en qualité vos données actuelles sur vos prospects et clients pour l’optimisation de votre gestion quotidienne.

 

A retenir :

Votre système d’information (SI) se compose d’équipements et d’un ensemble de ressources reliées entre elles permettant de stocker, d’obtenir, de structurer et de communiquer des informations.

Pour plus d’efficacité, chaque brique applicative doit être connectée à votre SI.

Elles ont besoin de données fournies par votre SI et l’alimentent à leur tour en données quantitatives et comportementales.

L’avantage des SI est de connecter et de standardiser vos données tout en les fiabilisant dans le temps.

Une identification défaillante des clients et fournisseurs est l’une des principales causes d’impayé. 

Il est essentiel de s’accorder avec votre service crédits et les gestionnaires de comptes pour valider les procédures mises en place : vérification de l’identité de votre client et le listing des informations nécessaires et de la solvabilité de votre client.

Le web service offre une solution optimale pour les entreprises ayant de nombreux clients et collaborateurs.

 

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