Comment identifier efficacement les bénéficiaires effectifs de vos tiers ?

Identifier les bénéficiaires effectifs (ou ultimate beneficial owner) de vos tiers fait partie intégrante des due diligence à mettre en place en amont de vos entrées en relation d’affaires. Aussi, Infolegale qui accompagne les sociétés dans leurs mises en conformité Sapin 2 et LCB-FT vous apporte un éclairage sur la notion de bénéficiaire effectif et vous indique comment identifier efficacement ces derniers au sein des sociétés avec lesquelles vous travaillez.

Bénéficiaire effectif : définition

L’article L561-2-2 du Code monétaire et financier définit le bénéficiaire effectif d’une entité tel qu’une personne physique qui :

• Détient plus de 25 % du capital, de manière directe ou indirecte ;
  
• Ou exerce par quelque moyen que ce soit, un pouvoir de contrôle sur les organes de direction, de gestion, ou d’administration de la société, ou sur l’assemblée générale des associés.

Un bénéficiaire effectif est donc nécessairement une personne physique. Aussi, si certains titres d’une société sont détenus par des personnes morales (même à hauteur de plus de 25 %) il convient de remonter la chaîne jusqu’à identifier une personne physique. Cette dernière sera alors considérée comme bénéficiaire effectif indirect si elle détient plus de 25 % du capital.

À titre d’exemple, sur le schéma ci-dessous, le bénéficiaire effectif indirect de la société A est Monsieur X car il détient indirectement 32% de son capital (64 % * 50 % = 32 %).

En dehors de la détention du capital, un bénéficiaire effectif peut également être une personne physique qui exerce des modalités de contrôle sur les organes de direction de la société. C’est le cas, par exemple, d’une chaîne de détention majoritaire, c’est-à-dire que pour une société, plusieurs personnes morales à « la chaîne » sont actionnaires majoritaires. 

À la tête de ces sociétés se trouve une personne physique, considérée comme bénéficiaire effectif par « tout autre moyen de contrôle », même si elle ne détient pas 25 % du capital : elle est actionnaire majoritaire d’une personne morale elle-même majoritaire dans la société.

À noter que le bénéficiaire effectif d’une société peut, dans certains cas, être son représentant légal. En effet, si aucun des critères précédemment établis ne permet de définir le bénéficiaire effectif d’une société, alors le représentant légal de l’entité est défini, par défaut, comme son bénéficiaire effectif.

L’obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs

En France, les entités suivantes sont dans l’obligation de déclarer la liste de leurs bénéficiaires effectifs (et tout changement dans cette liste) auprès du Greffe du tribunal de commerce auquel elles sont rattachées :

• Sociétés commerciales (SA, SAS, SCA, SARL, SCS et SNC, sauf les sociétés cotées) ;
• Sociétés civiles ;
• Groupements d’intérêts économiques ;
• Placements collectifs ;
• Associations/fondations soumises à une immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Pour ce faire, elles doivent compléter un formulaire précisant les données suivantes :

💡 Cette obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs a pour objectif de favoriser la transparence financière afin de lutter efficacement contre le blanchiment, l’évasion fiscale et le financement du terrorisme. Aussi, en l’absence de dépôt des documents relatifs aux bénéficiaires effectifs ou en cas de déclaration incomplète, les entités assujetties à l’obligation de dépôt s’exposent à des sanctions :

• Personnes physiques : jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 7 500 euros d’amende
• Personnes morales : jusqu’à 37 500€ d’amende et interdiction d’accès à certains marchés publics.

Pourquoi identifier les bénéficiaires effectifs ?

Il est essentiel d’identifier les bénéficiaires effectifs des sociétés avec lesquelles vous travaillez. Cette démarche fait d’ailleurs partie intégrante des KYC à mettre en place au moment d’une entrée en relation d’affaires. En effet, derrière toute personne morale peut se cacher une ou plusieurs personnes physiques ayant créé l’entité ou acquis des participations dans celle-ci dans le but :

• D’éloigner tous soupçons sur l’origine des fonds transitant au sein de l’entité ;
• De pouvoir bénéficier à titre personnel des fonds transitant au sein de l’entité pour les rediriger par la suite dans le cadre d’un circuit financier clandestin (mécanisme souvent utilisé pour blanchir des capitaux ou financer des actes terroristes).

💡 À titre d’exemple, une due diligence anticorruption peut révéler que le bénéficiaire effectif d’une société avec laquelle vous souhaitez établir un partenariat commercial est inscrit sur une liste de sanction pour corruption active, ce qui comporte plusieurs risques pour votre entreprise :

• Poursuites pénales et exclusion de marchés : en cas de partenariat commercial avec une entreprise dont le bénéficiaire effectif a été sanctionné pour corruption active, votre entreprise peut elle-même être poursuivie pour complicité de corruption ;
• Risques réputationnels : engager un partenariat commercial avec une personne physique sanctionnée pour corruption active peut compromettre la réputation de votre entreprise et entraîner une perte de confiance de la part de vos clients et partenaires ;
• Corruption : travailler avec une entreprise déjà sanctionnée pour des faits de corruption augmente naturellement le risque d’apparition de comportements contraires à la probité dans les échanges commerciaux.

Aussi, dans le but d’assurer votre conformité réglementaire d’une part, et de favoriser l’éthique des affaires d’autre part, vous devez veiller à collecter l’exhaustivité des bénéficiaires effectifs de vos tiers et étudier leur probité.

Comment obtenir la liste des bénéficiaires effectifs d’une société ?

Pour rechercher des informations sur les bénéficiaires effectifs de vos tiers, vous pouvez accéder en open data au Registre des bénéficiaires effectifs (RBE), un document annexé au RCS qui consigne toutes les déclarations de BE transmises par les entreprises.

Notez toutefois que les données du RBE reposent uniquement sur des éléments déclaratifs, aussi, certains bénéficiaires effectifs de vos tiers peuvent ne pas apparaître sur le registre car ils n’auront pas été déclarés par l’entité.

👉 Pour vous aider à répondre efficacement à vos obligations en matière d’évaluation de vos tiers et sécuriser vos échanges commerciaux, la solution Conformité Infolegale est connectée au Registre des bénéficiaires effectifs et complète les BE manquants grâce à des données issues de la production exclusive d’Infolegale.

De plus, lorsque aucun bénéficiaire effectif n’est enregistré sur le RBE ou dans la base de données Infolegale, les utilisateurs de la solution Conformité disposent de 2 options :

1. Mandater Infolegale pour réaliser la recherche des bénéficiaires effectifs
2. Réaliser une enquête auprès d'un partenaire externe et saisir dans la solution les informations obtenues 

Une fois intégrés dans la solution Conformité, les bénéficiaires effectifs peuvent être évalués immédiatement pour mettre en évidence d’éventuels risques liés à leur réputation.

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez dès à présent tous les avantages de la solution Conformité Infolegale en cliquant sur le lien ci-dessous.