Pourquoi la gouvernance des données est essentielle pour les entreprises ?

Dans un contexte de digitalisation croissante des opérations, les données sont devenues un actif stratégique pour les entreprises. Aussi, il est essentiel pour les organisations de mettre en place une gouvernance des données efficace, tant pour assurer une bonne gestion du patrimoine data (qualité des données, sécurité, confidentialité…) que pour en tirer le meilleur parti.

Pour vous accompagner dans votre stratégie de gestion des données, Infolegale revient sur les enjeux et objectifs de la gouvernance des données pour les entreprises et vous indique des outils pour structurer et fiabiliser les données de votre système d’information.

Gouvernance des données : définition

La gouvernance des données (ou data governance) désigne l’ensemble des processus au sein d’une organisation qui visent à garantir :

• La cohérence des données : soit une uniformisation des champs et des formats de données dans l’ensemble du système d’information. Par exemple, si une base de données contient des informations sur les clients d'une entreprise, la cohérence des données implique que les informations personnelles de chaque client soient complètes, précises et cohérentes d'un enregistrement à un autre ;
• La qualité des données : qui permet aux utilisateurs d’appuyer leurs opérations sur des informations complètes et à jour. À titre d’exemple, si dans une base de données clients les adresses ne sont pas mises à jour régulièrement, alors la délivrabilité des communications qui leurs sont envoyées peut être impactée et les coûts d’envoi perdus ;
• La sécurité des données : qui permet de s’assurer que les données sont protégées contre les accès non autorisés, les pertes ou les altérations. Cela implique la mise en place de mesures de sécurité telles que l'authentification des utilisateurs, le chiffrement des données sensibles, la surveillance des activités suspectes et la sauvegarde régulière des données ;
• La bonne utilisation des données : en fonction des différents processus métier et des besoins des opérateurs. Par exemple, une entreprise peut mettre en place des politiques internes pour régir l'utilisation des données client, en précisant comment les données peuvent être utilisées à des fins marketing ou commercial et comment assurer la confidentialité des informations personnelles ;
• La conformité des données : vis-à-vis des réglementations et des normes en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela implique de s'assurer que les données sont collectées, traitées et stockées conformément aux exigences légales. Par exemple, une entreprise doit obtenir le consentement des individus avant de collecter leurs données personnelles et respecter les droits des personnes concernées, tels que le droit d'accès, de rectification et d'effacement des données.

En d’autres termes, l'objectif principal de la data governance est d'assurer la disponibilité de données fiables, pertinentes et de qualité pour soutenir les activités opérationnelles, la prise de décision et l'innovation au sein d’une l'organisation. Elle contribue à garantir la conformité réglementaire des données et de leur utilisation auprès des parties prenantes internes et externes.

Quels sont les bénéfices d’une gouvernance des données efficace ?

La mise en place d'une gouvernance des données efficace présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Accroissement de l’efficacité des équipes

Une gouvernance des données efficace permet de rationaliser les processus liés à la gestion des données. En effet, la mise en place de normes et de processus clairs facilite la collecte, l’organisation et l’accès aux données. Les équipes réduisent ainsi le temps passé à rechercher des informations et peuvent concentrer leurs efforts sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

À titre d’exemple, s’il existe une interopérabilité entre le CRM de l’entreprise et son logiciel de facturation, alors les données clients peuvent être remplies automatiquement dans les factures, ce qui accélère le temps de traitement pour le service financier.

• Sécurisation des prises de décisions

En disposant d’informations fiables, précises et à jour, les décisions peuvent se prendre en se basant sur des faits concrets plutôt que sur des suppositions ou des données incomplètes.

Par exemple, en accédant à des données à jour sur la santé financière des entreprises depuis son CRM, un commercial peut concentrer ses efforts de prospection sur des entreprises solvables au lieu de se fier uniquement à leur chiffre d’affaires.

• Diminution des risques liés aux fuites de données

Une gouvernance des données solide comprend des mécanismes de sécurité et de protection des données. Cela réduit les risques de fuites de données sensibles ou confidentielles, ce qui peut entraîner des conséquences financières et juridiques graves pour une entreprise. En mettant en place des politiques de contrôle d'accès, de gestion des autorisations et de protection des données, la gouvernance des données aide à prévenir les incidents de sécurité et à protéger la réputation de l'entreprise.

• Conformité aux réglementations en vigueur :

De nombreuses réglementations et lois régissent la collecte, le stockage et l'utilisation des données, notamment en matière de confidentialité et de protection des informations personnelles. Une gouvernance des données efficace garantit ainsi que les données de l'entreprise sont gérées conformément à ces réglementations. Cela permet d'éviter les amendes et les sanctions liées au non-respect des obligations légales, et renforce la confiance des clients et des partenaires dans l'entreprise.

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