- Infolegale
- 14/09/16 09:36
- 4 min.
Le système d’information des entreprises est au centre de l’évolution organisationnelle des entreprises. Si celui-ci est censé répondre à tous vos besoins métier, il doit également permettre de simplifier la gestion et l’organisation de vos bases de données. Sur ce plan, un élément doit attirer votre attention : la mise à jour en temps réel des informations collectées. Comment rendre vos outils dynamiques pour automatiser le flux d'information de votre entreprise ? Infolegale vous propose de faire le point sur cette question.
Pourquoi automatiser vos flux d'information en entreprise ?
Acquérir une base de données est une chose, la valoriser et l’entretenir en est une autre. Prenons l’exemple d’un responsable commercial souhaitant améliorer sa prospection commerciale en acquérant un fichier de lead. En regardant l’offre disponible sur le web, il décide de faire appel à une entreprise spécialisée dans la vente de fichiers de prospection multicanal (adresse postale, téléphone, email, etc.). Si le fichier acheté est de bonne qualité, il faut garder en tête que le flux d'information d'une entreprise peut se dégrader rapidement :
En effet, le système d'information d'une entreprise doit être régulièrement mis à jour car l'information est par définition en constante évolution. Un fichier le plus complet et précis possible perd toute pertinence en quelques mois, s’il n’est pas mis à jour régulièrement. Par exemple, la mobilité est un critère à prendre en compte : 1 cadre sur 4 change de fonction tous les 4 ans en moyenne. De même, si vous travaillez sur des critères de chiffre d’affaires et de solvabilité, les données sont de plus en plus volatiles.
De la même manière, certaines entreprises de votre fichier prospect peuvent avoir déménagé ou même être cessées, vous devez donc avoir une vision claire et dynamique des changements au sein de votre base de données B2B si vous souhaitez améliorer efficacement vos taux d'acquisition et booster le ROI de vos opérations marketing et commerciales en intégrant le rôle du système d'information dans votre entreprise. À noter que de manière générale, la perte de qualité d'une base de données statique est estimée à -30% par an.
Ainsi, plutôt que d’acquérir un fichier qui dans deux ans sera forcément obsolète, vous devriez plutôt utiliser ce budget pour travailler l'amélioration continue de vos taux de conversion commerciale.
Intégrez vos flux de données au système d’information de votre entreprise pour gagner en qualité :
Les entreprises gèrent un grand nombre de données dématérialisées à la fois en interne et en externe. Leur mise à jour est un enjeu essentiel et le stockage de données erronées ou obsolètes peut engendrer des dépenses inutiles.
Avec une intégration automatisée du flux d'information de votre entreprise, vous gagnerez en qualité puisque les informations obsolètes seront mises à jour en temps réel en prenant l’information à la source. Vous gagnerez également en temps en vous déchargeant de tâches chronophages et fastidieuses.
Le rôle du système d'information dans l'entreprise : centraliser les données sur tous les supports :
L’utilisation de données issues de différents supports et de plusieurs plateformes vous empêche d’avoir une vue unifiée de vos clients et limite le flux d'information.
Dans ces conditions, vous devez vérifier et mettre à jour sur chacun de vos outils et bases de données vos informations. Pour remédier à cela, vous pouvez faire le choix d’intégrer vos flux de données à un seul système de gestion de contenus centralisé relié à tous vos outils internes selon une logique de Master Data Management.
Optez pour le CRM (outil de gestion de la relation client) si votre priorité est d’avoir une vue sur l’historique de vos relations avec vos prospects et clients. Si vous souhaitez gérer et suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels de votre entreprise, optez plutôt pour une solution plus globale, type ERP, qui optimise le système d'information de votre entreprise.
De même, il peut s’avérer non seulement lassant, mais aussi risqué en termes de contrôle de qualité d’effectuer ces mises à jour individuellement. Dans le même ordre d’idées, intégrer des flux de données à votre système d’information vous permet de bénéficier d’une traçabilité, impossible par le passé. Aussi, vous disposez d’un point d’entrée unique permettant à vos flux de données de circuler en temps réel au sein de vos différents services : comptabilité, achats, support, commerce, marketing...
Enfin, si votre direction financière a besoin de manipuler des données de solvabilité sur vos clients et prospects, il s’avère essentiel d’effectuer une mise à jour quotidienne. En effet, ces données, particulièrement sensibles et volatiles, imposent un contrôle quotidien notamment en cas de procédure collective. C'est ici que le rôle du système d'information dans l'entreprise prend toute son importance, en garantissant une actualisation en temps réel des informations critiques pour faciliter la prise de décision et assurer la fiabilité des données.
Chez Infolegale, nous avons développé des solutions qui permettent à nos clients de dynamiser la gestion de leurs données client. Si vous souhaitez en savoir plus et découvrir la valeur ajoutée des solutions Infolegale, n'hésitez pas à réserver un rendez-vous avec un membre de notre équipe.
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